Excel ile Otel Rezervasyon Takibi: Şablon, Çakışma Formülü ve Geçiş Zamanı
Excel’de rezervasyon tablosu nasıl kurulur, aynı odaya çift rezervasyon formülle nasıl yakalanır ve Excel’in yetmediği an nasıl anlaşılır?
Küçük tesislerin çoğu rezervasyon takibine bir defter ya da Excel dosyasıyla başlar. Bunda yanlış bir şey yok; iyi kurulmuş bir tablo 3-5 odalı bir pansiyonu bir süre idare eder. Bu yazıda doğru Excel şablonunu, çift rezervasyonu otomatik yakalayan formülü ve Excel’den çıkma zamanının geldiğini gösteren işaretleri paylaşıyoruz.
Rezervasyon tablosu: önerilen sütunlar
En sık yapılan hata, takvimi “her gün bir sütun” şeklinde boyamaktır. Görsel olarak güzeldir ama formül kurmak, filtrelemek ve rapor almak zorlaşır. Bunun yerine her rezervasyonu bir satır olarak tutun:
A: Rez No | B: Oda | C: Giriş | D: Çıkış | E: Gece | F: Misafir | G: Telefon
H: Kişi | I: Kanal (Telefon/WhatsApp/OTA/Web) | J: Gecelik Fiyat | K: Toplam
L: Kapora | M: Kalan | N: Durum (Onaylı/İptal) | O: Not- Gece sayısı (E2): =D2-C2
- Toplam (K2): =E2*J2
- Kalan (M2): =K2-L2
- Oda (B) ve Kanal (I) sütunlarında “Veri Doğrulama → Liste” kullanın; yazım farkları formülleri bozar.
Çift rezervasyonu yakalayan formül
İki rezervasyon aynı odada çakışıyorsa birinin girişi diğerinin çıkışından önce, çıkışı da diğerinin girişinden sonradır. Bu mantığı ÇOKEĞERSAY ile her satır için kontrol edebilirsiniz (Türkçe Excel’de ayraç noktalı virgüldür):
P2: =EĞER(ÇOKEĞERSAY($B:$B;B2;$C:$C;"<"&D2;$D:$D;">"&C2;$N:$N;"Onaylı")>1;"ÇAKIŞMA";"")Formülü aşağı doğru kopyalayın ve P sütununa “ÇAKIŞMA” içeren hücreleri kırmızı yapan koşullu biçimlendirme ekleyin. Satır kendisiyle de eşleştiği için sonuç 1’den büyükse çakışma vardır. Aynı gün çıkış ve giriş (çıkış 12:00, giriş 14:00) çakışma sayılmaz, çünkü karşılaştırmalar katı (< ve >) yapılır.
Aylık doluluk oranı
Doluluk = satılan oda-gece ÷ satılabilir oda-gece. Basit bir yaklaşım: ay içindeki rezervasyonların gece sayılarını toplayın, oda sayısı × ayın gün sayısına bölün. Ayı aşan rezervasyonlarda yalnızca o aya düşen geceleri sayın. ADR ve RevPAR için ücretsiz ADR-RevPAR hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz.
Excel’in yetmediğini gösteren 6 işaret
- Dosyanın birden fazla kopyası var (bilgisayarda, telefonda, WhatsApp’ta gönderilmiş) ve hangisinin güncel olduğu belirsiz.
- Telefonda “müsait misiniz?” sorusuna cevap vermek için bilgisayara gitmeniz gerekiyor.
- Bir kez bile aynı odayı iki kişiye sattınız.
- OTA rezervasyonlarını Excel’e elle taşıyorsunuz ve bazen unutuluyor.
- Personel aynı dosyayı aynı anda düzenleyemiyor.
- Fatura, KBS bildirimi ve kapora takibi ayrı yerlerde tutuluyor.
Bu işaretlerden ikisi bile varsa Excel artık zaman kazandırmıyor, zaman ve misafir kaybettiriyor demektir. Bulut tabanlı bir otel programı aynı tabloyu herkes için tek, canlı ve çakışmasız hâle getirir.
Excel’den otel programına geçiş: 5 adım
- Geçiş için sakin bir gün seçin; sezon ortasında değil, mümkünse hafta içi.
- Oda listenizi ve fiyatlarınızı yeni sistemde tanımlayın.
- Bugünden sonraki tüm onaylı rezervasyonları girin (geçmişi taşımak zorunlu değil, Excel arşiv olarak kalır).
- Bir hafta boyunca iki sistemi paralel kontrol edin, sonra Excel’i salt okunur yapın.
- Rezervasyon linkinizi Instagram ve WhatsApp’ta paylaşın; yeni rezervasyonlar doğrudan takvime düşsün.