Konaklamada E-Arşiv ve E-Fatura: Misafire Fatura Nasıl Kesilir?

Misafir check-out yaparken “faturamı şirket adına kesebilir misiniz?” diye sorduğunda birçok küçük işletmeci tereddüt eder: e-Fatura mı kesilecek, e-Arşiv mi? Konaklama vergisi nereye yazılacak? Bu rehber konaklama tesislerinde elektronik faturanın pratik tarafını anlatıyor. Vergi mevzuatı sık değiştiği için burada anlatılanları kendi durumunuz için mali müşavirinizle teyit etmeyi unutmayın.

E-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark

İkisi de elektronik faturadır; farkı alıcı belirler. Faturayı kestiğiniz kişi veya şirket Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sisteminde kayıtlı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura düzenlersiniz. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse — bireysel misafirler ve e-Fatura’ya kayıtlı olmayan şirketler — e-Arşiv fatura düzenlersiniz. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı GİB’in kayıtlı kullanıcı listesinden sorgulanır; iyi bir fatura programı bunu vergi numarasından otomatik yapar.

Konaklama tesisleri e-Fatura’ya ne zaman geçmek zorunda?

Kimlerin e-Fatura ve e-Arşiv kullanmak zorunda olduğu 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile düzenlenir. Konaklama sektörü için iki ayrı kural vardır:

• Otel işletmeleri: 535 Sıra No.lu Tebliğ ile 509 Sıra No.lu Tebliğ’e eklenen hükümle, Kültür ve Turizm Bakanlığı veya belediyelerden yatırım ve/veya işletme belgesi alarak konaklama hizmeti veren otel işletmeleri, herhangi bir ciro sınırına bakılmaksızın e-Fatura’ya geçmekle yükümlü hâle geldi (mevcut işletmeler için geçiş tarihi 1 Temmuz 2022’ydi).
• Diğer konaklama tesisleri: GİB’in 30.06.2022 tarihli duyurusuna göre bu hüküm yalnızca “otel işletmesi” niteliğindeki tesisleri kapsar. Meslek kuruluşlarının yorumuna göre pansiyon, motel, kamping gibi tesisler bu bentte değil, genel ciro sınırına (brüt satış hasılatı) göre değerlendirilir. Genel sınır son yıllarda 3 milyon TL olarak uygulanmaktadır.
• Gönüllü geçiş: Zorunlu olmasanız da e-Fatura/e-Arşiv’e gönüllü geçebilirsiniz. Kâğıt fatura basma, saklama ve kaybolma derdi ortadan kalkar.

Konaklama faturasında neler yer alır?

• Alıcı bilgisi: bireysel misafirde ad-soyad ve T.C. kimlik numarası; şirkette unvan, vergi dairesi ve vergi numarası.
• Hizmet satırı: “Konaklama — 3 gece, 15-18 Temmuz, Oda 4” gibi açık bir açıklama.
• KDV: Konaklama hizmetinde KDV oranı %10’dur.
• Konaklama vergisi: KDV’den ayrı, kendi satırında. Matrahı KDV hariç bedeldir ve KDV matrahına dahil edilmez.
• Ayrıca satılan hizmetler (minibar, transfer, spa, ekstra yemek vb.): ayrı satırlarda ve kendi KDV oranlarıyla. Bu hizmetlerin oranı hizmetin türüne göre değişir.

Örnek: 3 gecelik konaklama faturası

Konaklama (3 gece × 2.000 TL, KDV hariç)   6.000,00 TL
KDV %10                                     600,00 TL
Konaklama vergisi %1 *                       60,00 TL
-------------------------------------------------
Toplam                                    6.660,00 TL

* 01.05.2026–31.12.2026 arası geçici oran. Genel oran %2.

Kahvaltı oda fiyatına dahil ise (oda + kahvaltı paketi) kahvaltı da konaklama bedelinin parçasıdır ve konaklama vergisi matrahına girer. Rakamları kendi fiyatlarınızla denemek için ücretsiz konaklama vergisi hesaplayıcımızı kullanabilirsiniz.

Fatura ne zaman kesilir?

Vergi Usul Kanunu’na göre fatura, hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenir. Konaklamada pratik olan, faturayı check-out sırasında kesip misafire e-posta ile iletmektir. Kapora ve ön ödemelerin hangi anda faturalandırılacağı ise sözleşme ve ödeme şekline göre değişebilir; bu konuda mali müşavirinizle tek bir kural belirleyip tüm personelin ona uymasını sağlayın.

OTA rezervasyonlarında fatura

Misafir OTA üzerinden rezervasyon yapsa da konaklama hizmetini veren sizsiniz; misafire faturayı siz kesersiniz. OTA’nın size kestiği komisyon faturası ise ayrı bir konudur. Komisyonu yurt dışındaki bir platforma ödüyorsanız, bu hizmet için sorumlu sıfatıyla KDV beyanı gibi ek yükümlülükler doğabilir. Bu kalemleri mali müşavirinizle aylık olarak gözden geçirin.

Sık yapılan 6 hata

1. Konaklama vergisini KDV’nin içine katmak veya KDV matrahına eklemek.
2. Paket fiyata dahil kahvaltıyı konaklama vergisi matrahından çıkarmak.
3. Şirket adına fatura isteyen misafire, e-Fatura kullanıcısı olup olmadığına bakmadan e-Arşiv kesmek.
4. Oran değişikliğini (ör. 2026’daki geçici %1) programda güncellememek.
5. Faturayı günler sonra toplu kesip hizmet tarihiyle tutarsızlık yaratmak.
6. İptal edilen faturayı GİB tarafında usulüne uygun iptal etmeden yeni fatura kesmek.

Sonuç

Konaklamada doğru fatura üç sorunun cevabıdır: Ben e-Belge kullanıcısı mıyım (ve zorunlu muyum)? Alıcı e-Fatura kullanıcısı mı? Konaklama vergisi ve KDV doğru matrah üzerinden ayrı satırlarda mı? Bu üçü oturduğunda geri kalanı rutin işlerdir.